Werkgever opgelet: wat is er veranderd door de nieuwe Wet bescherming klokkenluiders?

Op 18 februari 2023 is de nieuwe Wet bescherming klokkenluiders in werking getreden. De nieuwe Wet bescherming klokkenluiders vervangt de...

Op 18 februari 2023 is de nieuwe Wet bescherming klokkenluiders in werking getreden. De nieuwe Wet bescherming klokkenluiders vervangt de Wet Huis voor klokkenluiders.

Met de nieuwe wet worden personen die een melding doen omdat zij een misstand vermoeden op de werkvloer beter beschermt. Door deze nieuwe regels dienen de meeste werkgevers hun regeling aan te passen. Hieronder zijn de belangrijkste veranderingen te vinden. Een misstand is een handeling waarbij het maatschappelijk belang in het geding is. Denk hierbij bijvoorbeeld aan: fraude, witwassen of schending van wettelijke voorschriften.

Werkgevers met 50 tot 250 werknemers hebben tot 17 december 2023 om hun interne procedures voor meldingen van misstanden aan te passen. Grotere organisaties moeten nu al aan de nieuwe wet voldoen.

Hieronder zijn de belangrijkste veranderingen en een praktische opsomming te lezen wat werkgever moeten aanpassen.

Veranderingen:

• Uitbreiding beschermde melders: Niet alleen werknemers worden beschermd tegen nadelige gevolgen van een melding. Personen die in een ondergeschiktheidsrelatie tegen een vergoeding arbeid verricht worden nu ook beschermt. Maar denk hierbij ook aan stagiairs, zzp’ers, vrijwilligers, (onder)aannemers, leveranciers en sollicitanten. Ook degenen die een melder bijstaan en interne onderzoekers van een melding zijn nu beschermd tegen benadeling. Het is met de nieuwe wetgeving ook verboden om een zwijgbeding met hen af te spreken. Verder hoeven de werknemer de melding niet eerst intern te doen. Ze kunnen ook direct naar het Huis voor klokkenluiders of aan een andere bevoegde autoriteit. De werkgever moet melden bij welke externe instanties de melding gedaan kan worden. Een werkgever mag dus niet meer eisen dat misstanden uitsluitend intern wordt gemeld.
• Uitbreiding beschermde meldingen: Een werknemer wordt beschermd bij een melding van een (vermoedelijk) misstand. De definitie van het begrip ‘misstand’ is door de nieuwe wetgeving vernieuwd. Nu valt ook een werkgerelateerde (dreigende) schending van interne regels die een wettelijke basis hebben en voldoende concreet en duidelijk zijn waarbij een maatschappelijk belang in het geding is, onder het begrip ‘misstand’. En dat geldt ook voor een dreigende schending van een wettelijk voorschrift waarbij een maatschappelijk belang in het geding is wordt toegevoegd aan de definitie, waar nu alleen nog een daadwerkelijke schending van een dergelijk wettelijk voorschrift is beschermd.
  Het maatschappelijk belang is in ieder geval in het geding is als: ‘De handeling of nalatigheid niet enkel persoonlijke belangen raakt en er sprake is van oftewel een patroon of structureel karakter dan wel de handeling of nalatigheid ernstig of omvangrijk is’.
• Uitbreiding verbod op benadeling: Een werknemer mag niet benadeeld worden als gevolg van een melding van een misstand. Voorheen betekende dit dat de melder niet benadeeld mocht worden in zijn rechtpositie. Bijvoorbeeld door schorsing, ontslag, onthouden van promotie en loonsverlaging. Door de nieuwe wetgeving is dit uitgebreid en mag de melder niet benadeeld worden op welke vorm dan ook. Denk bijvoorbeeld aan pesten of intimideren, maar ook dreigen en pogingen tot benadelen vallen voortaan onder het benadelingsverbod. Ook mogen personen die de melder bijstaan niet benadeeld worden. Door de nieuwe wetgeving geldt dit benadelingsverbod ook voor rechtspersonen die een melder bijstaan en tevens voor familieleden en collega’s die in een werkrelatie staan tot degene tegen wie de melding is gericht. Tot slot geldt het benadelingsverbod voortaan ook voor interne onderzoekers die een interne melding in ontvangst nemen en er opvolging aan geven.
• Verbod op zwijgbedingen: er komt een specifiek verbod op zwijgbedingen voor beschermde melders.
• Verschuiving bewijslast: Volgens de nieuwe Wet bescherming klokkenluiders hoeft de melder alleen aan te tonen dat hij met redelijke gronden heeft gemeld en dat hij is benadeeld. De bewijslast ten aanzien van het verband tussen de benadeling en de melding is verschoven naar de werkgever. Het is nu aan de werkgever (die de benadelende maatregel heeft genomen) om aan te tonen dat de benadeling niet het gevolg is van de melding.
• Registratieplicht: Werkgevers bij wie in de regel minstens 50 personen werkzaam zijn, moeten meldingen van vermoedens van misstanden registreren in een daarvoor ingericht register. Gegevens van een melding moeten worden vernietigd als ze niet langer noodzakelijk zijn.
• Strengere eisen interne meldregeling:
  • De melder moet binnen zeven dagen een ontvangstbevestiging van de melding krijgen en de melder moet binnen een redelijke termijn van maximaal drie maanden informatie krijgen van de werkgever over de beoordeling van zijn melding. Dit moet worden vastgelegd in de interne meldregeling.
  • In de meldregeling ook moet worden vastgelegd dat de werknemer de melding zowel schriftelijk als mondeling kan doen en bij welke onafhankelijke functionaris(sen) de melder anoniem kan melden.

Nieuwe regels interne meldprocedure:

Voornoemde houdt in dat de meeste werkgevers hun meldprocedure dienen aan te passen aan de nieuwe vereisten. De ondernemingsraad moet vervolgens instemming met deze nieuwe regeling. Door de nieuwe wetgeving heeft ook de personeelsvertegenwoordiging dit instemmingsrecht. Heeft de werkgever zowel geen ondernemingsraad als personeelsvertegenwoordiging? Dan moet minimaal de helft van de werknemers instemmen met de interne meldregeling (tenzij deze regeling al in de cao is geregeld).

Wat moet de werkgever regelen?

• de manier waarop je met de interne melding omgaat;
• wanneer je spreekt van een vermoeden van een misstand;
• de manier waarop een werknemer in ieder geval kan melden, bijvoorbeeld schriftelijk, mondeling via de telefoon of een ander spraakberichtsysteem, of op zijn verzoek binnen een redelijke termijn door een gesprek op locatie;
• bij welke aangewezen onafhankelijke functionaris of functionarissen (eventueel extern ingevuld) een werknemer de melding kan doen;
• welke functionarissen zorgvuldige opvolging geven aan de melding;
• de manier voor de werknemer om een adviseur in vertrouwen te raadplegen;

de termijn van zeven dagen na ontvangst van een melding voor het versturen van een ontvangstbevestiging;

• de termijn van maximaal drie maanden na ontvangst van een melding voor te informeren over de beoordeling en de opvolging van de melding.

En verder?

• Je moet een kanaal inrichten waar je meldingen kan ontvangen waarin je de vertrouwelijkheid van de identiteit van de melder en van betrokken derden borgt en dat alleen toegankelijk is voor daartoe gemachtigde personeelsleden (conform de AVG).
• Je moet je werknemers schriftelijk of elektronisch informeren over:
  • de interne meldprocedure;
  • de wijze waarop ze een vermoeden van een misstand extern kunnen melden;
  • de rechtsbescherming van een werknemer bij het melden van vermoeden van een misstand.
• Registratie van meldingen van vermoedens van misstanden in een daarvoor ingericht register.
• Meldingen die telefonisch of in een gesprek op locatie worden gedaan registreren door opname van het gesprek in een duurzame en opvraagbare vorm (met voorafgaande instemming van de melder) of een volledige en nauwkeurige schriftelijke weergave van het gesprek.
• Geheimhouding van de identiteitsgegevens van de melder.

Niet (tijdig) aanpassen van de interne meldregeling

Wat zijn de gevolgen voor de werkgever als hij de interne meldregeling niet op tijd of niet juist in overeenstemming brengt met de nieuwe wet? Het niet op tijd of correct aanpassen van de interne meldregeling is niet direct onderworpen aan sancties, ook niet als strafbaar feit of economisch delict.  Een belanghebbende werknemer kan de kantonrechter wel verzoeken te bepalen dat de werkgever binnen een bepaald termijn een correcte interne meldregeling moet vaststellen. Op het moment dat er verder geen daadwerkelijke melding plaatsvindt, is er geen sanctie voor de werkgever.

Wil een werknemer een daadwerkelijke melding doen, maar wordt hij hierin belemmerd of benadeeld? Dan kan hij een vordering indienen tot schadevergoeding bij de civiele rechter. Daarnaast kan de melder een onderzoek aanvragen bij het Huis voor Klokkenluiders, die bestuursrechtelijke sancties kan opleggen. Dit kan bijvoorbeeld in het geval van benadeling van de melder of bij gebrek aan een interne meldregeling.

Bent u benieuwd wat deze nieuwe wet voor u betekent? Heeft u hulp nodig bij het aanpassen van uw interne meldprocedure? Of heeft u nog andere vragen? Neem dan vrijblijvend contact op met een van de specialisten van Team Arbeid & Reorganisatie.

Bij het samenstellen van dit artikel/ deze nieuwsbrief is geen rekening gehouden met eventuele bijzondere van toepassing zijnde wetgeving en afspraken zoals opgenomen in de CAO en/ of (arbeids)overeenkomst. Daarbij is rekening gehouden met de wetgeving die op het moment van het schrijven van de tekst geldend is. Het kan dus zijn dat, met de veranderende wetgeving, de inhoud later achterhaald is. Mocht je de informatie in de praktijk willen hanteren, neem dan van tevoren even contact op met een van de advocaten van Hooglander zodat zij je goed kunnen informeren.