Door Maud Saes 23 juli 2024

Vakantiedagen en het vervallen hiervan is nog altijd een actueel onderwerp. Zeker nu werknemers in coronatijd, minder vakantie hebben opgenomen. Steeds vaker krijg ik de vraag wat een werkgever kan doen met verlofstuwmeren. In dit blog praat ik je kort bij over dit onderwerp aan de hand van een recente uitspraak hierover.

Wettelijke vakantiedagen vervallen binnen een half jaar na het jaar waarin ze zijn opgebouwd. Voor bovenwettelijke dagen geldt een verjaringstermijn van vijf jaar. Dat betekent dat wettelijke vakantiedagen die een werknemer in 2021 heeft opgebouwd, per juli 2022 komen te vervallen.

De Uitspraak

In een uitspraak van het Gerechtshof Den Haag van 16 november 2021¹ oordeelt het hof dat de wettelijke vakantie-uren waarop de werknemer in casu een beroep doet niet zijn komen te vervallen. Het hof oordeelt namelijk dat de werkgever haar zorg- en informatieplicht heeft verzaakt. Hierbij verwijst het hof naar Europese rechtspraak. Hierin werd geoordeeld dat werkgever concreet en in alle transparantie ervoor moet zorgen dat de werknemer ook daadwerkelijk vakantie kan opnemen. De werkgever moet de werknemer daar indien nodig formeel op wijzen en toe bewegen. Ook moet de werkgever aan werknemer kenbaar maken dat de vakantie-uren die niet zijn opgenomen aan het einde van de periode, komen te vervallen. De zorg- en informatieverplichting is hierin vergaand voor de werkgever.

De zaak

In deze zaak ging het om een advocaat die werkzaam was op een advocatenkantoor. Partijen kregen een arbeidsconflict vanwege de discussie over de vakantiedagen. De discussie ging over het uitbetalen van 22 of 251 vakantiedagen. De werknemer had in dit geval een exceloverzicht bijgehouden met de verlofdagen. De werkgever neemt het standpunt in dat de werknemer het overzicht heeft gemanipuleerd. Echter heeft de werkgever in een eerder verhaal kenbaar gemaakt dat de werknemer in de beginperiode van zijn dienstverband weigerde om verlof op te nemen. Deze standpunten zijn tegenstrijd met elkaar. Het hof is van oordeel dat het exceloverzicht als voldoende bewijs kan worden aangemerkt en gaat daarom mee in het standpunt van werknemer dat er 251,25 niet genoten-vakantiedagen zijn opgebouwd. De vraag die zich dan voordoet is of de vakantiedagen inmiddels zijn verjaard of vervallen.

Verjaren of vervallen

Allereerst is het belangrijk om te weten wat het verschil is tussen verjaren en vervallen. Bij het vervallen van vakantiedagen is het stuiten van een termijn niet mogelijk. Het betreft een harde termijn. Wettelijke vakantiedagen vervallen zoals hierboven is aangegeven, binnen een half jaar. Voor de bovenwettelijke vakantiedagen geldt de verjaringstermijn van vijf jaar. Als de werknemer niet in staat is geweest de wettelijke vakantiedagen op te nemen, wordt de vervaltermijn van een half jaar omgezet in een verjaringstermijn van vijf jaren. Redenen waarom je vakantiedagen niet op kan nemen. Zijn bijvoorbeeld omdat de werknemer hiervoor te ziek was of je als werkgever het de werknemer onmogelijk hebt gemaakt om vakantie op te nemen. Het hof oordeelt in voornoemde zaak dat de niet-genoten wettelijke vakantiedagen niet zijn komen te vervallen. En dat de bovenwettelijke vakantiedagen van na 1 januari 2014 niet zijn verjaard omdat de werknemer de verjaring met een e-mail heeft gestuit.

Tips vakantiedagen:

Zorg voor een duidelijk vakantiebeleid;
Kom in het vakantiebeleid overeen dat alle werknemers voor een bepaalde datum X-aantal werken moeten doorgeven voor vakantie;
Controleer verlofoverzichten regelmatig en biedt werknemers regelmatig een overzicht aan van openstaande vakantiedagen en de daarbij behorende vervaldata;
Wijs werknemers erop dat zij vakantiedagen moeten opnemen en doe dit tijdig voor 1 juli 2022, zodat werknemers eventueel nog de mogelijkheid hebben om deze vakantiedagen op te nemen;
Wijs werknemers erop dat indien zij de wettelijke vakantiedagen niet opmaken, deze komen te vervallen.

Als je denkt dat het daarnaast mogelijk is wettelijke vakantiedagen af te kopen vanwege een verlofstuwmeer, heb je het bij het onjuiste eind. Wettelijke vakantiedagen mogen gedurende de arbeidsrelatie namelijk niet ingewisseld worden voor geld. Voornoemde is anders als de werknemer uit dienst treedt. In dat geval moeten de wettelijke vakantiedagen in beginsel zelfs uitbetaald worden als de werknemer deze niet meer kan opnemen voor het einde van het dienstverband. In beginsel, omdat werkgever en werknemer ook afscheid van elkaar kunnen nemen door middel van een vaststellingsovereenkomst. De werknemer wordt bijvoorbeeld vrijgesteld of krijgt een vergoeding en als compensatie daarvoor levert de werknemer alle vakantiedagen in. In een vaststellingsovereenkomst kunnen partijen in beginsel immers overeenkomen wat zij willen overeenkomen.

Andere mogelijkheden om verlofstuwmeren te beperken:

Neem in de arbeidsovereenkomst op dat bovenwettelijke vakantiedagen bij langdurige arbeidsongeschiktheid niet meer opgebouwd worden. Of kom overeen dat voor bovenwettelijke vakantiedagen geldt dat ziektedagen als vakantiedagen worden aangemerkt;
Stel een beleid op dat bij X-aantal bovenwettelijke vakantiedagen, bovenwettelijke vakantiedagen uitgekeerd worden.
Wijs verplichte vrije dagen aan;
Stimuleer werknemers om de bovenwettelijke vakantiedagen te verkopen;
Ga het gesprek aan met werknemer en kom tot een oplossing die voor beide partijen goed voelt (vb. werknemer gaat structureel minder uren per dag werken voor een bepaalde periode om zo verlofuren te verminderen of probeer wekelijks een vrije dag in te roosteren voor X-aantal weken)

Let op: houd hierbij wel rekening met hetgeen dat de eventuele toepasselijke cao hierover schrijft.

Mocht je verder vragen hebben over vakantiedagen, verlofstuwmeren etc., neem dan contact met ons op via 088 0034 300 of info@hooglander-advocaten.nl.