Het sluiten van contracten en overeenkomsten, elke ondernemer heeft er mee te maken. Effectief contractbeheer is daarom van vitaal belang voor jouw onderneming.
In de praktijk merken wij echter dat het beheren van contracten een uitdaging kan zijn. Maar dankzij de voortschrijdende technologieën krijgt ook het MKB toegang tot geavanceerde tools om het contractbeheer te stroomlijnen. Zoals inmiddels bij iedereen bekend is een van deze technologieën, kunstmatige intelligentie (AI). Maar hoe kan AI nu bijdragen aan effectief contractbeheer?
Allereerst is het belangrijk om te begrijpen hoe kunstmatige intelligentie (AI) werkt. “Het fenomeen laat zich niet eenvoudig definiëren, maar AI kan worden opgevat als door mensen ontwikkelde systemen (software of hardware) die met variabele niveaus van zelfstandigheid in staat zijn data te verwerken voor specifieke, complexe doelstellingen, met als uitkomst voorspellingen, aanbevelingen of geautomatiseerde beslissingen.” Een bepaald systeem kan dus op basis van data voorspellingen doen of beslissingen nemen. Hoe kan een dergelijk systeem dan bijdragen aan contractbeheer binnen jouw onderneming?
Zoals gezegd kan contractbeheer een complexe en tijdrovende taak zijn. Bij contractbeheer kun je geconfronteerd worden met een aantal uitdagingen:
1. Tijd en middelen: niet genoeg personeel in combinatie met handmatig contractbeheer kan veel tijd in beslag nemen en leiden tot inefficiënties.
2. Risico’s: fouten in contracten of het niet goed agenderen van deadlines (denk o.a. aan opzegtermijnen en automatische verlenging van contracten) kunnen leiden tot juridische geschillen en financiële verliezen.
3. Complexiteit van contracten: niet iedere werknemer begrijpt de juridische en technische taal van een contract.
4. Volumegroei: naarmate het bedrijf groeit, groeit ook het aantal contracten exponentieel, deze (snelle) groei maakt het beheer nog complexer.
AI kan voor deze uitdagingen diverse oplossingen bieden.
1. Efficiënt zoeken: AI kan gemakkelijk specifieke informatie uit een contract opzoeken door de geavanceerde zoekalgoritmen waar AI gebruik van maakt. Door het gericht zoeken van informatie kan je tijd besparen.
2. Automatisering: AI kan routinetaken automatiseren. Door het analyseren van een contract kan AI herinneringen geven voor belangrijke vervaldatums. Zo beperk je bijvoorbeeld de kans dat er sprake is van een contractverlenging zonder dat je hierbij hebt stilgestaan. Ook andere repetitieve taken zoals het ordenen van contracten, het zoeken van relevantie informatie en het up-to-date houden van de laatste versies van contracten, kan door AI snel en nauwkeurig worden uitgevoerd.
3. Kostenbesparing: door automatisering en efficiëntie kun je kosten besparen. Traditioneel contractbeheer kan kostbaar zijn, vooral als het gepaard gaat met handmatige invoer en archivering. Door gebruik te maken van AI is er minder handmatig werk nodig. Daarnaast verminder je door gebruik te maken van AI het risico op verlies van belangrijke documenten en contractinformatie.
4. Risicobeheer: AI kan helpen bij het identificeren van potentiële risico’s en het aangeven van contracten die extra aandacht vereisen.
5. Slimme besluitvorming: door AI te gebruiken om contractgegevens te analyseren en trends te herkennen, kun je waardevolle inzichten verkrijgen. Dit kan helpen bij het nemen van strategische beslissingen, zoals het heronderhandelen van contracten met leveranciers, het herkennen van kansen voor kostenbesparingen.
Natuurlijk kleven er ook risico’s aan het gebruik van AI voor contractbeheer. Wanneer je het systeem onjuiste informatie verschaft of een verkeerde beslissing neemt, kan ook AI fouten maken. De menselijke input blijft in dergelijke situaties nog steeds van belang. Feit blijft wel dat AI je de mogelijkheid biedt om tijd te besparen, kosten te verlagen en risico’s te beheersen.
Voor meer informatie twijfel niet om contact met ons op te nemen. Bel naar 088 0034 300 of mail naar info@hooglander-advocaten.nl.
