Dit is het tweede van een serie blogs over de geheimhoudingsovereenkomst. Deze keer ga ik het hebben over het allerbelangrijkste onderdeel van de NDA, het doel ofwel het onderwerp van de NDA en over de soorten informatie waarop een NDA betrekking kan hebben. Aan het einde van de serie heeft de NDA geen geheimen meer voor jou.
In mijn eerste blog heb ik de algemene kenmerken van een NDA ofwel geheimhoudingsovereenkomst uitgelegd.
Onderwerp/doel NDA
Het zo duidelijk en uitvoerig mogelijk formuleren van het onderwerp waarop de NDA betrekking heeft, is wellicht het allerbelangrijkste aspect ervan. Als dit namelijk niet zorgvuldig gebeurt, loop je het risico dat je NDA nutteloos is op het moment dat je deze nodig hebt.
Ik kan dit het makkelijkste duidelijk maken aan de hand van een voorbeeld.
Voorbeeld
Stel, je bent hovenier en op basis van je jarenlange ervaring ontwikkel je een uniek, nieuw soort grasmaaier. In je vrije tijd heb je in je werkplaats een prototype gebouwd en verdomd, de grasmaaier werkt fantastisch. Uiteraard moet er nog het een en ander aan doorontwikkeld en verbeterd worden, maar het idee is goed.
Je wilt eigenlijk contact opnemen met een fabrikant van grasmaaiers om je product verder te optimaliseren en om te bekijken of het wellicht in productie genomen kan worden. De fabrikant heeft immers kennis van veel meer dan het maaien van gras, maar weet ook hoe je de aandrijving, wielen, motor en het maaimechanisme goed kunt vormgeven en op elkaar kunt afstemmen.
Je wilt in gesprek met de fabrikant maar wilt voorkomen dat hij met jouw goede idee voor de nieuwe grasmaaier op de loop gaat. De fabrikant wil op zijn beurt voorkomen dat jij met de techniek van de door hem ontwikkelde motor op de loop gaat. Een NDA biedt dan uitkomst.
Formuleer het -onderwerp- van de NDA zorgvuldig.
Formuleren onderwerp
In tegenstelling tot wat een onderneming vaak denkt, is het in deze situatie niet voordelig om het onderwerp zo ruim mogelijk te formuleren. Bijvoorbeeld door op te nemen dat de NDA ziet op ‘alle informatie met betrekking tot de beoogde samenwerking’. Achteraf is namelijk moeilijk meer vast te stellen of informatie is gedeeld met het oog op de samenwerking of met een ander doel. Die discussie moet je vermijden.
Ook de omschrijving ‘alle informatie met betrekking tot gemotoriseerde grasmaaiers’ is niet aan te raden. Daarmee wordt ook informatie die wellicht helemaal niet zo relevant is geheim gemaakt, hetgeen nadelig kan werken als de samenwerking niet tot stand komt en je allebei verder wilt met je eigen ideeën.
Mijn advies
Omschrijf daarom nauwkeurig om wat voor product het gaat en wat iedere partij aan kennis en informatie heeft met betrekking tot dat product en waarom je wilt dat die geheim moet blijven. Wordt er dan geheime informatie openbaar gemaakt dan kun je aan de hand van de NDA redelijk makkelijk aantonen dat deze informatie ingevolge de NDA vertrouwelijk was en geheim moest blijven.
Het goed formuleren van het onderwerp/doel van een NDA is niet eenvoudig. Op internet zijn heel veel standaard modellen te vinden. Die zijn in grote lijnen allemaal gelijk en inhoudelijk ook goed. Of die ook in jouw specifieke geval goed is, hangt af van de wijze waarop de in te vullen informatie door jou is geformuleerd. Het kan voorkomen dat een ander met jouw goede idee aan de haal gaat en er het geld mee verdient dat jij had kunnen verdienen. Denk daar niet te makkelijk over en schakel bij twijfel een jurist of advocaat in. Dat is vele malen goedkoper dan achteraf met lege handen staan.
Informatie
Informatie kent vele verschijningsvormen. Tekst, tekeningen, schema’s, foto’s, films, computerprogramma’s, je kunt het zo gek niet bedenken of het bevat informatie. Die informatie kan op papier staan, maar ook op een USB-stick, een lokale harde schijf, een cloud server, je smartphone of tablet of een ander medium.
In een standaard NDA benoem je doorgaans de verschillende media en vormen van informatie niet afzonderlijk. In sommige gevallen is het echter wel verstandig om, naast de algemene omschrijving van informatie, expliciet te verwijzen naar een specifiek document of een bestand of tekening.
Verwijs expliciet naar een specifiek document of tekening.
Ook hier weer een voorbeeld
Stel, je hebt tot in detail uitgewerkte tekeningen gemaakt van de nieuwe grasmaaier. Dan is het verstandig om die tekeningen expliciet te benoemen in de NDA. Dan kan er later geen discussie ontstaan over de vraag of de tekeningen wel geheim moesten blijven. Hetzelfde geldt bijvoorbeeld voor het prototype, mocht je dat ter beschikking gaan stellen aan de fabrikant.
Denk dus goed na over de wijze waarop je de informatie die geheim gehouden moet blijven, opneemt in de NDA. Volstaat de standaardformulering of is het slim om daar één of meer informatiebronnen aan toe te voegen? Ook hier geldt, bij twijfel: raadpleeg een jurist of advocaat.
Tot zover deel 2
Binnenkort vind je op onze website de volgende afleveringen. Die zullen onder meer gaan over de wijze waarop je informatie als vertrouwelijk kunt aanmerken en hoe je een eventuele schending kunt bewijzen.
Advies nodig over de NDA geheimhoudingsovereenkomst?
Wil je meer informatie over de inhoud en het opstellen van een NDA of geheimhoudingsovereenkomst, neem dan contact met ons op via: 088 0034 300 of info@hooglander-advocaten.nl.
