Een geheimhoudingsovereenkomst, ook wel geheimhoudingscontract of non-disclosure agreement (NDA) genoemd, komt veelvuldig voor in het bedrijfsleven. Zowel tussen ondernemingen (extern) als binnen de onderneming (intern) gebruikt men deze overeenkomst. Dit artikel richt zich op de externe geheimhoudingsovereenkomst, waarbij je vertrouwelijke informatie verstrekt of uitwisselt met een andere partij. Wanneer gebruik je de geheimhoudingsovereenkomst en waar dien je rekening mee te houden? Update 31 januari 2019: Ik heb dit blog aangepast zodat de informatie weer up tot date is. Een voormalig- collega advocaat heeft dit blog in december 2016 reeds geschreven.
Wanneer gebruik je de geheimhoudingsovereenkomst?
Indien je zaken wilt doen met een externe partij, bijvoorbeeld met betrekking tot de ontwikkeling of verkoop van een (nieuw) product, of bij een bedrijfsovername, kan het voorkomen dat informatie die uniek is voor jouw onderneming kenbaar gemaakt moet worden aan de andere partij. Of het nu gaat om een overeenkomst van opdracht, productie en levering van goederen, onderhandelingen, adviesgesprekken of andere inmenging van derden. Om tot een vruchtbare samenwerking te komen kan het noodzakelijk zijn dat je informatie over productieprocessen, technische know how, klanten en prijzen deelt met de andere partij. En die partij krijgt daarmee inzicht in jouw onderneming en in jouw bedrijfsvoering. Daarnaast is het goed mogelijk dat ook jij vertrouwelijke informatie ontvangt van de ander.
Indien die informatie concurrentiegevoelig is, wil je deze informatie zoveel als mogelijk geheim houden. Deze vertrouwelijke informatie kan bij openbaarmaking immers schade opleveren aan jouw onderneming.
Het is daarom belangrijk om van te voren in te schatten welke informatie geheim moet blijven. En alvorens je gaat onderhandelen of samenwerken met externe partijen, een geheimhoudingsovereenkomst ook wel NDA (Non-disclosure agreement) te sluiten.
De geheimhoudingsovereenkomst dient om afspraken over de uitwisseling, het gebruik en de verspreiding van vertrouwelijke informatie vast te leggen. De geheimhoudingsovereenkomst geeft echter geen garantie of zekerheid over het al dan niet sluiten van de overeenkomst waarover je onderhandelt. Het doel van de geheimhoudingsovereenkomst gaat dan ook niet verder dan informatie geheim houden.
Do’s en don’ts
- DO: Leg het doel van de geheimhoudingsovereenkomst vast
Omschrijf zo duidelijk mogelijk waarom je informatie gaat delen met de andere partij. Hoe specifieker dit is omschreven des te makkelijker. Je kunt dan bepalen welke informatie geheim moet blijven en welke andere afspraken je daarvoor moet vastleggen.
Daarnaast volgt uit het doel vaak logischerwijs of beide partijen vertrouwelijke informatie gaan verstrekken of dat maar één partij dit gaat doen. Leg ook dat vast.
- DO: Leg vast voor wie de geheimhouding geldt
Het is van belang dat duidelijk is wie partij zijn bij de NDA overeenkomst. Dit lijkt voor de hand liggend, dit is jouw onderneming en de onderneming waarmee jij zaken doet. Maar zijn alle medewerkers van die andere onderneming ook gebonden? Mag de informatie ontvangende onderneming de informatie aan iedereen die werkzaam is voor de onderneming geven en moet die iedereen bij naam noemen in de overeenkomst, of werk je op een need to knowbasis? Is de adviseur die de andere onderneming inhuurt ook gebonden? Het is belangrijk om dit duidelijk af te spreken in de overeenkomst. Het verdient daarbij ook aandacht om na te gaan of degene die de overeenkomst tekent namens de onderneming wel tekeningsbevoegd is.
- DON’T: Niets regelen voor derden
De feitelijke persoon die informatie lekt kan ook voor de ontvangende onderneming een derde zijn, zoals een adviseur die meekijkt tijdens de onderhandelingen. Leg daarom in de geheimhoudingsovereenkomst vast dat een andere partij ook aansprakelijk is voor het schenden van de overeenkomst door derden. Deze derde is immers geen directe partij bij de geheimhoudingsovereenkomst. De ontvanger van de informatie, die wel direct partij is bij de NDA / geheimhoudingsovereenkomst, zal dan op zijn beurt de schade moeten verhalen op de desbetreffende adviseur.
- DO: Vertrouwelijke informatie beschrijven
Vertrouwelijke informatie is alleen bekend binnen jouw bedrijf en dan wellicht niet bij iedereen, vertegenwoordigt zekere waarde en moet door de geheimhoudingsovereenkomst jou beschermen. Maar wanneer is informatie vertrouwelijk en als zodanig herkenbaar? Het antwoord op die vraag is bepalend voor het bereik van de overeenkomst.
- Is alle informatie in beginsel vertrouwelijk of alleen als zodanig gemarkeerde informatie?
- Hoe ga je om met mondeling verstrekte vertrouwelijke informatie en hoe waarborg je de geheimhouding daarvan?
- Zijn er uitzonderingen van toepassing waardoor vertrouwelijke informatie niet langer vertrouwelijk is?
- DON’T: Jouw eigendom verliezen bij bewerking
Als verstrekker van de vertrouwelijke informatie wil jij eigenaar zijn en blijven van die informatie, ook als iemand anders de informatie bewerkt of uitbreidt. Dit is niet vanzelfsprekend en afspraken over bewerkingen, toevoegingen of uitbreidingen zijn dan ook op zijn plaats, zodat jij niet jouw eigendom verliest.
- DO: Boetebeding opnemen
Natuurlijk is de intentie van de geheimhoudingsovereenkomst (NDA) dat beide partijen zich daaraan houden. Maar het kan voorkomen dat vertrouwelijke informatie toch gelekt of openbaar gemaakt wordt. Om ervoor te zorgen dat vertrouwelijke informatie ook daadwerkelijk geheim blijft, kun je een boetebeding opnemen. Bij niet nakoming van de overeenkomst kan de verstrekker van de informatie, behoudens het recht op schadevergoeding, een boete verhalen. Het boetebeding heeft dan ook een belangrijke preventieve werking. In een boetebeding kun je opnemen dat de boete direct opeisbaar is bij het lekken van vertrouwelijke informatie. Om zeker te zijn dat het boetebeding de mogelijkheid tot schadevergoeding niet blokkeert, is het verstandig hiervoor een apart beding op te nemen.
- DON’T: Alle vertrouwelijke informatie in een klap blootgeven
Met het uitlekken van vertrouwelijke informatie is doorgaans het kwaad al geschied en daar verandert een schadevergoeding achteraf niets meer aan, als al duidelijk is wat de omvang van de geleden schade precies is. Daarnaast kan het lastig zijn om te achterhalen wie de informatie heeft gelekt, als aan meerdere partijen vertrouwelijke informatie is geopenbaard. Wees daarom waakzaam bij het delen van vertrouwelijke informatie. Gefaseerde informatieverstrekking kan nuttig zijn, daarmee voorkom je dat direct alle vertrouwelijke informatie wordt gedeeld en kan je ingrijpen indien blijkt dat de andere partij de geheimhoudingsovereenkomst niet naleeft door nog niet gedeelde informatie niet te verstrekken.
- DO: Duur, teruggave en verplichtingen jegens derden goed vastleggen
De duur van de geheimhouding, het teruggeven of vernietigen en het verstrekken van vertrouwelijke informatie op verzoek of vordering van justitie of in procedures zonder dat de informatie daarmee zijn geheimhouding naar de rest van de wereld verliest, zijn belangrijke zaken om vast te leggen. Ook de wijze van beveiliging van vertrouwelijke informatie kan onderwerp zijn van afspraken. Deze bepalingen mag je niet vergeten, ook al lijken ze minder urgent.
Tot slot over de NDA (Non-Disclosure Agreement)
Een geheimhoudingsovereenkomst wordt veelvuldig gebruikt om vertrouwelijke informatie te beschermen. De geheimhoudingsovereenkomst geeft echter geen garantie dat de overeenkomst waarover je onderhandelt ook tot stand komt.
Neem de juiste bepalingen op in de geheimhoudingsovereenkomst, maar besef je dat het daarnaast nodig blijft om zorgvuldig en voorzichtig om te blijven gaan met de vertrouwelijke informatie die je deelt. Belangrijke valkuilen hierbij zijn de aansprakelijkheid indien de informatie uitlekt en het verlies van de eigendom op het moment dat iemand de informatie bewerkt.
De geheimhoudingsovereenkomst is van essentieel belang bij het uitwisselen van gevoelige informatie met zakenpartners en biedt beide partijen ruimte om toch open zaken met elkaar te kunnen doen.
Wil je meer informatie over een geheimhoudingsovereenkomst ook wel NDA genoemd, of over andere contracten en overeenkomsten: klik dan hier: ondernemingsrecht en contractrecht. Of mail of bel naar: info@hooglander-advocaten.nl of 088 0034 300.
