De NDA, non disclosure agreement of geheimhoudingsovereenkomst, een veel gebruikte vorm van overeenkomst. In talloze rechtsverhoudingen bestaat de behoefte om informatie, van wat voor soort en van welke aard dan ook, geheim te houden. Wij als advocaten krijgen regelmatig de vraag om een NDA te beoordelen of een NDA op te stellen. Hoogste tijd dan ook om wat dieper in te gaan op de gebruiksmogelijkheden van een NDA. En hoe het jou kan helpen om vertrouwelijke informatie te beschermen.
Dit is het derde deel van een serie blogs over de geheimhoudingsovereenkomst. Deze keer ga ik het hebben over het de aandachtspunten bij het daadwerkelijk uitwisselen van informatie.
In mijn eerste blog heb ik het gehad over de de algemene kenmerken van een NDA. En in mijn tweede blog heb ik het doel ofwel het onderwerp van de NDA en de soorten informatie waarop een NDA betrekking kan hebben behandeld.
Daadwerkelijk uitwisselen van informatie
- Aan wie doe je dat?
- En wat mag die persoon vervolgens met die informatie wel en niet doen?
Aan het einde van de serie heeft de NDA geen geheimen meer voor jou.
Ontvanger en gebruiker van informatie
Aan de hand van het eerder gebruikte voorbeeld over de grasmaaier, zal ik duidelijk maken waar je op moet letten wanneer je daadwerkelijk informatie gaat uitwisselen. Voor de fabrikant van de grasmaaier is dat eenvoudig. Die heeft alleen rekening te houden met jou als bedenker van de grasmaaier. Er zijn verder geen andere personen betrokken bij het bedenken daarvan zodat de door de fabrikant te verstrekken informatie ter kennis komt van maar één persoon.
Andersom kan dat anders zijn. De fabrikant heeft zeer waarschijnlijk personeel in dienst die hij mogelijk bij de verdere ontwikkeling en productie van de grasmaaier wil betrekken. Die personen ondertekenen de NDA echter niet, dus hoe waarborg je dat ook het personeel de informatie geheim houdt?
Waarborgen dat personeel informatie geheim houdt
Je kunt als ondernemer overwegen om in de NDA op te nemen welke personen/afdelingen kennis mogen nemen van de informatie. Daarmee voorkom je al dat ook werknemers van de fabrikant die niet betrokken zijn bij het project, kennis nemen van de informatie.
In alle gevallen is het verstandig om in de NDA op te nemen dat de fabrikant verplicht is om met eenieder van zijn werknemers aan wie hij voornemens is de informatie ter beschikking te stellen een eigen geheimhoudingsovereenkomst sluit. In een groot deel van de arbeidsovereenkomsten is dit standaard geregeld.
Sowieso geldt dat de fabrikant verantwoordelijk is voor zijn medewerkers, zodat wanneer een medewerker jouw informatie niet geheim houdt, jij de fabrikant daarop kan aanspreken.
Wat moet je met moeder-, dochter- en zustervennootschappen?
Stel nu, dat de fabrikant de verschillende activiteiten van zijn onderneming heeft ondergebracht in afzonderlijke B.V. ‘s waardoor er een structuur ontstaat met moeder-, dochter- en eventueel zustervennootschappen. Een dergelijke constructie bestaat doorgaans alleen op papier. In de praktijk zijn de B.V. ’s gevestigd in hetzelfde pand en vinden de activiteiten niet strikt gescheiden plaats. Wat nu als een medewerker van een andere B.V, waarmee de NDA niet is gesloten, kennis neemt van jouw vertrouwelijke informatie?
Je kunt er dan uiteraard voor kiezen om met iedere B.V. afzonderlijk een NDA te sluiten of om de namen van alle B.V. ’s op te nemen in de NDA. Daarmee geldt de NDA echter alleen voor de B.V. ’s die genoemd zijn in de NDA. Om te voorkomen dat er onverhoopt vennootschappen niet worden vermeld, of er na het sluiten van de NDA vennootschappen bijkomen, kiest een ondernemer er doorgaans voor om de NDA aan te gaan met één B.V. En in de overeenkomst neem je op dat ook moeder-, dochter- en zustervennootschappen en hun werknemers aan die NDA gehouden zijn. Daarmee komt de verantwoordelijkheid voor die gelieerde vennootschappen en hun medewerkers ook weer te berusten bij de fabrikant en heb je als verstrekker van vertrouwelijke informatie één contractspartij die je kunt aanspreken.
NDA uitbreiden naar derden
Ten slotte kun je het bereik van de NDA ook uitbreiden naar eventuele derden die kennis nemen van de vertrouwelijke informatie. Daarbij kan gedacht en aan uitzendkrachten in dienst bij de geheimhouder, maar ook een externe adviseur, zoals een consultant.
De verantwoordelijkheid voor het geheim houden van de vertrouwelijke informatie door eenieder die aan de zijde van de fabrikant daarvan mogelijk kennis neemt, berust volledig bij de fabrikant. Zodra je de NDA niet correct na komt , hoef je enkel de fabrikant daarop aan te spreken en hoef je niet zelf te achterhalen wie schuldig is aan het lekken van de informatie.
Wijze van verstrekking
Ik raad niet aan om vertrouwelijke informatie na het ondertekenen van de NDA zonder meer per post of e-mail aan de andere partij toe te sturen. Daarmee loop je immers het risico dat achteraf er twijfel kan ontstaan over of deze informatie vertrouwelijk was of anderszins onder de NDA viel.
Voorzie dan ook alle vertrouwelijke informatie die je deelt van een markering waaruit blijkt dat deze informatie vertrouwelijk of geheim is. Daarmee voorkom je discussie over de vraag of je met die informatie nu wel of niet vertrouwelijk om moest gaan.
Als er grote belangen spelen, kan je denken aan meer gecontroleerde vormen van informatieverstrekking. Een goed voorbeeld daarvan is een dataroom, een afgesloten kamer waartoe alleen geautoriseerde personen toegang hebben en waar je de geheime informatie alleen kan raadplegen..
Tegenwoordig zijn er ook diverse mogelijkheden om informatie digitaal en beveiligd te delen, zodat je deze alleen kan raadplegen maar niet kan kopiëren of anderszins vermenigvuldigen.
Gefaseerd informatie delen
Bekijk van geval tot geval wat nodig en verstandig is. Overweeg bijvoorbeeld ook of je alle vertrouwelijke informatie ineens wilt delen of dat het ook gefaseerd kan. In dat laatste geval heb je immers de mogelijkheid om te bekijken hoe de wederpartij omgaat met een deel van de informatie, zodat je desnoods kunt ingrijpen voordat je de rest deelt. Bovendien voorkom je daarmee dat de andere partij de beschikking krijgt over geheime informatie die hij op dat moment (nog) niet nodig heeft.
Mijn advies
Hoe dan ook, deel geen vertrouwelijke informatie voordat de NDA ondertekend is. Dat lijkt een open deur en dat is het ook, maar desondanks maak ik regelmatig mee dat een deel of alle informatie die geheim moet blijven, samen met het concept van de NDA wordt meegestuurd. Ik hoef, neem ik aan, niet uit te leggen dat dit een groot risico met zich brengt.
Als de wederpartij de NDA niet tekent, zijn zij niet verplicht deze geheim te houden. Bovendien loop je het risico dat achteraf discussie ontstaat over de vraag of die meegezonden informatie wel geheim moest blijven , aangezien deze al voor het ondertekenen van de NDA was gedeeld.
Tot zover deel 3.
Lees ook:
- De geheimhoudingsovereenkomst deel 1
- De geheimhoudingsovereenkomst deel 2
- 8 praktische do’s en don’ts over de geheimhoudingsovereenkomst
Advies nodig over de NDA geheimhoudingsovereenkomst?
Wil je meer informatie over de inhoud en het opstellen van een NDA of geheimhoudingsovereenkomst, neem dan contact op met ons kantoor via: 088 0034 300 of info@hooglander-advocaten.nl
