De duur van een overeenkomst is van rechtswege verlengd, oplossing met contractbeheer AI?

In onze praktijk zien wij steeds vaker dat partijen de opzegtermijnen niet goed agenderen, met als mogelijk gevolg dat een contract onbedoeld van rechtswege met een gelijke duur (of contractueel overeengekomen duur) wordt verlengd. Een van de redenen hiervan kan zijn dat ondernemers een veelvoud aan contracten zijn aangegaan en het overzicht in de loop der jaren zijn verloren. In dit blog vertel ik je over belangrijke aspecten over de duur en het beëindigen van overeenkomsten. En in dit blog wordt uitgelegd wat contractbeheer middels Artificial Intelligence (AI) voor je kan betekenen.

Duur overeenkomst

DIVERSE OVEREENKOMSTEN

In een overeenkomst is vaak een bepaling opgenomen, waarin de duur van de overeenkomst is vastgelegd. Zo komen partijen overeen dat de overeenkomst bijvoorbeeld voor de duur van drie jaar wordt aangegaan en opzegging slechts mogelijk is met inachtneming van een opzegtermijn van zes maanden tegen het einde van de overeenkomst. Vaak is ook overeengekomen dat partijen indien zij de overeenkomst willen beëindigen, zij dit per aangetekende post moeten laten weten.

Ook zie ik regelmatig in overeenkomsten opgenomen dat de overeenkomst na beëindiging van de contractperiode wordt verlengd met een periode van een jaar, maar vervolgens niet wordt overeengekomen wat er na dat jaar gebeurt. Van belang is dan ook dat partijen duidelijke afspraken maken over verlenging en/of beëindiging van een overeenkomst na het verstrijken van een contractperiode en/of contractverlenging.

HUUROVEREENKOMST

Ook regelt de wet in bepaalde omstandigheden semi-dwingend wat de duur van een overeenkomst is. Denk bijvoorbeeld aan de huur van een 290-bedrijfsruimte. Zo bepaalt de wet namelijk dat de duur van de huurovereenkomst 5 jaar is en dit automatisch wordt verlengd met nog eens 5 jaar. De wet wil de huurder voldoende gelegenheid bieden om eventuele investeringen in de winkelruimte terug te kunnen verdienen. De wet biedt een mogelijkheid om van deze duur af te wijken. Verhuurder en huurder kunnen  kiezen om de huurovereenkomst aan te gaan voor een periode van korter dan 2 jaar. In dat geval gelden de semi-dwingendrechtelijke bepalingen uit de wet niet. Als partijen wat anders willen dan de proefperiode van 2 jaar, dan kunnen zij de kantonrechter vragen om een afwijkend beding toe te staan. Ondanks dat partijen een dergelijk verzoek samen indienen, wil het niet zeggen dat de kantonrechter dat altijd goedkeurt. Een verzoek zal in beginsel worden toegewezen als de wettelijke rechten van de huurder niet wezenlijk worden aangetast of als de huurder de bescherming in redelijkheid niet nodig heeft vanwege zijn maatschappelijke positie in vergelijking met die van verhuurder. Hiervan is bijvoorbeeld sprake als de huurder al jaren een goedlopende onderneming heeft en niet financieel afhankelijk is van de exploitatie van het gehuurde. Een ander punt dat kan meespelen is dat de huurder geen grote investeringen heeft hoeven te doen.

ARBEIDSOVEREENKOMST

Verder komt het ook wel eens voor dat een werkgever de duur van de arbeidsovereenkomst van een van haar werknemers is vergeten te agenderen. De arbeidsovereenkomst loopt dan voor een gelijke duur door, dan wel indien drie jaar wordt overschreden of sprake is van het vierde arbeidscontract, ontstaat er een contract voor onbepaalde tijd.

Mogelijke oplossingen

1. TERMIJNEN AGENDEREN/CONTRACTBEHEER

Commercieel kan het voor een contractspartij gunstig zijn dat een contract voor een gelijke duur van rechtswege wordt verlengd. Ook kunnen partijen overeenkomen dat als de eerste overeenkomst voor een periode van drie jaar is aangegaan, de overeenkomst na het verstrijken van voornoemde periode (als de overeenkomst niet tijdig wordt opgezegd) vervolgens steeds met een termijn van een jaar wordt verlengd. Hiermee wordt de automatische verlengingsduur beperkt.

Voor alle contractspartijen geldt: agendeer de termijnen voortijdig (ten minste drie maanden voor de laatste dag van het inroepen van de opzegtermijn), zodat je met elkaar in gesprek kunt over mogelijke wijzigingen in de overeenkomst en de verlenging.

Als je als partij tijdig het gesprek bent aangegaan en daaruit blijkt dat de andere partij niet wil meewerken aan de gewenste wijzigingen, heb je nog mogelijkheden om het contract op te zeggen. Een opzegging van een contract zorgt er in sommige gevallen ook voor dat de andere partij opnieuw in onderhandeling wil in mogelijk voor jouw gunstigere voorwaarden.

Heb je behoefte aan een partij die jouw contracten beheert? Neem dan contact met ons op voor de mogelijkheden.

2. OPNEMEN DAT DE OVEREENKOMST VAN RECHTSWEGE EINDIGT

In arbeidsovereenkomsten staat vrijwel altijd opgenomen dat de arbeidsovereenkomst na het verstrijken van de overeengekomen duur van rechtswege eindigt. Het probleem dat zich hier nog wel eens voordoet, is dat een werknemer doorwerkt na de datum van rechtswege eindigen. Dat zorgt ervoor dat de arbeidsovereenkomst automatisch met een gelijke duur, zonder dat een nieuwe overeenkomst is ondertekend, wordt verlengd.

Daarnaast kan het soms ook in het belang van jou als contractspartij zijn dat de overeenkomst niet van rechtswege eindigt, maar juist voor een gelijke duur doorloopt. Daarom dien je je steeds bij het aangaan van een contract af te vragen of je een bepaling opneemt dat het contract van rechtswege eindigt of je het op een andere manier organiseert. 

3. ANDERE CONTRACTUELE BEPALINGEN

Eventueel kun je als partijen ook overeenkomen dat de overeenkomst steeds tussentijds kan worden opgezegd met bijvoorbeeld een opzegtermijn van 6 maanden of een andere gewenste termijn.

4. CONTRACTBEHEER MIDDELS AI

Allereerst is het belangrijk om te begrijpen hoe kunstmatige intelligentie (AI) werkt. “Het fenomeen laat zich niet eenvoudig definiëren, maar AI kan worden opgevat als door mensen ontwikkelde systemen (software of hardware) die met variabele niveaus van zelfstandigheid in staat zijn data te verwerken voor specifieke, complexe doelstellingen, met als uitkomst voorspellingen, aanbevelingen of geautomatiseerde beslissingen.” Een bepaald systeem kan dus op basis van data voorspellingen doen of beslissingen nemen. Hoe kan een dergelijk systeem dan bijdragen aan contractbeheer binnen jouw onderneming?

AI kan voor verschillende uitdagingen diverse oplossingen bieden.

• Efficiënt zoeken: AI kan gemakkelijk specifieke informatie uit een contract opzoeken door de geavanceerde zoekalgoritmen waar AI gebruik van maakt. Door het gericht zoeken van informatie kan je tijd besparen
• Automatisering: AI kan routinetaken automatiseren. Door het analyseren van een contract kan AI herinneringen geven voor belangrijke vervaldatums. Zo beperk je bijvoorbeeld de kans dat er sprake is van een contractverlenging zonder dat je hierbij hebt stilgestaan. Ook andere repetitieve taken zoals het ordenen van contracten, het zoeken van relevantie informatie en het up-to-date houden van de laatste versies van contracten, kan door AI snel en nauwkeurig worden uitgevoerd.
• Kostenbesparing: door automatisering en efficiëntie kun je kosten besparen. Traditioneel contractbeheer kan kostbaar zijn, vooral als het gepaard gaat met handmatige invoer en archivering. Door gebruik te maken van AI is er minder handmatig werk nodig. Daarnaast verminder je door gebruik te maken van AI het risico op verlies van belangrijke documenten en contractinformatie.
• Risicobeheer: AI kan helpen bij het identificeren van potentiële risico’s en het aangeven van contracten die extra aandacht vereisen.
• Slimme besluitvorming: door AI te gebruiken om contractgegevens te analyseren en trends te herkennen, kun je waardevolle inzichten verkrijgen. Dit kan helpen bij het nemen van strategische beslissingen, zoals het heronderhandelen van contracten met leveranciers, het herkennen van kansen voor kostenbesparingen.Natuurlijk kleven er ook risico’s aan het gebruik van AI voor contractbeheer. Wanneer je het systeem onjuiste informatie verschaft of een verkeerde beslissing neemt, kan ook AI fouten maken. De menselijke input blijft in dergelijke situaties nog steeds van belang. Feit blijft wel dat AI je de mogelijkheid biedt om tijd te besparen, kosten te verlagen en risico’s te beheersen.

Deze definitie is ontleend aan M. Hoekstra, C. Chideock, A.F. Veenstra e.a., Quick scan AI in de publieke dienstverlening II, TNO, 20 mei 2021, waarin gemeenschappelijke elementen van meerdere gangbare definities van AI worden gepresenteerd.

Wat als de overeenkomst van rechtswege is verlengd?

Als de overeenkomst onbedoeld toch van rechtswege is verlengd, dan dient er op basis van de overeenkomst bekeken te worden welke mogelijkheden er zijn om de overeenkomst te beëindigen.

• Is er een tussentijdse opzegmogelijkheid opgenomen? Een tussentijdse opzegmogelijkheid biedt partijen de mogelijkheid om de overeenkomst tussentijds op te zeggen.
• Voldoet de contractspartij nog aan alle bepalingen uit de overeenkomst? Stel dat er een afnameverplichting is overeengekomen over een bepaalde periode en deze wordt niet behaald? Dan kan het zijn dat partijen hieraan een bepaling hebben gekoppeld waarin is opgenomen dat partijen de overeenkomst per direct kunnen beëindigen.
• Is sprake van een tekortkoming die nadat een partij in de gelegenheid is gesteld (redelijke termijn) de tekortkoming te herstellen, nog niet is hersteld? Als hiervan sprake is, dan is de andere partij in verzuim en bestaat de mogelijkheid om de overeenkomst te ontbinden.

Verder bestaat er vanzelfsprekend altijd de mogelijkheid om met de contractspartij in gesprek te gaan om te bezien of er in goed overleg tot een beëindiging van de overeenkomst kan worden gekomen.

Tot slot

Mocht je vragen hebben over de duur van jouw contracten en/of meer willen weten over het contractbeheer dat wij voor jou kunnen organiseren, neem dan contact met ons op via: Via
088 0034 300 en info@hooglander-advocaten.nl.