Thuiswerken; de juridische aspecten uitgelicht!

Thuiswerken is niet langer alleen een trend, het is een realiteit geworden voor veel bedrijven en hun medewerkers. Voor werkgevers roept dit de nodige juridische vragen op. Met welke wetgeving moet je rekening houden? Bestaat er zoiets als een recht op thuiswerken? Mag ik als werkgever thuiswerkers controleren? In dit blog bespreek ik de juridische aspecten van thuiswerken en geef ik je vijf belangrijke tips.

Bestaat er zoiets als ‘een recht op thuiswerken’?

Het antwoord daarop is nee. In de regel is thuiswerken geen recht van je medewerker. De rechtbank Gelderland heeft namelijk geoordeeld dat zelfs tijdens de coronacrisis geen recht op thuiswerken is ontstaan.[1] Wel kan een medewerker op basis van de Wet flexibel werken een verzoek tot thuiswerken indienen. Als werkgever dien je een verzoek serieus in overweging nemen en dien je goed te motiveren waarom je een verzoek afwijst. Het gaat niet zo ver dat je als werkgever aannemelijk dient te maken dat er sprake is van zwaarwegende bedrijfsbelangen, maar er moet wel een goede reden zijn voor de afwijzing. Een beslissing op het verzoek van de medewerker dient binnen één maand genomen te worden, anders wordt het verzoek als geaccepteerd beschouwd.

Een werkgever mag andersom de medewerker ook niet verplichten om thuis te werken, je mag uiteraard wel een verzoek doen aan de medewerker om thuis te werken wanneer dit van belang is in een bepaalde situatie.

Let op!

Er is een verbod op onderscheid tussen fulltimers en parttimers, tenzij een dergelijk belang objectief gerechtvaardigd is. Je mag als werkgever bijvoorbeeld niet alle parttimers uitsluiten van de mogelijkheid om thuis te werken. Het is wel mogelijk om in de arbeidsovereenkomst op te nemen dat een medewerker minimaal twee dagen per week op kantoor moet zijn. Het kan waardevol zijn om een algemene thuiswerkregeling op te tuigen. Deze algemene regeling is dan van toepassing op alle medewerkers.

Een veilige thuiswerkplek

Als werkgever heb je een zorgplicht ten opzichte van je medewerkers. Dit betekent dat je verantwoordelijk bent voor een veilige en gezonde werkomgeving, zowel op kantoor als thuis. De Arbowet verplicht je om als werkgever elke arbeidsplaats te betrekken in je arbobeleid. Op basis van Arbowetgeving komen de kosten voor het ergonomisch inrichten van de thuiswerkplek voor rekening van de werkgever. Is de thuiswerkplek niet goed ingericht en lijdt de medewerker hierdoor schade, dan kan de medewerker je hiervoor aansprakelijk stellen. Ook de Nederlandse Arbeidsinspectie kan een boete opleggen als de thuiswerkplek van een medewerker niet voldoet aan de Arbowetgeving. Zorg er dus voor dat de thuiswerkers een goede ergonomisch ingerichte werkplek tot hun beschikking hebben.

Als werkgever heb je ook een instructierecht en mag je instructies geven over hoe, wat en waar wordt gewerkt. De medewerker dient zich hier aan te houden, uiteraard kun je (individuele) afspraken maken omtrent het thuiswerken. Om onduidelijkheid en discussies te voorkomen, is het wenselijk deze afspraken vast te leggen in een thuiswerkovereenkomst.

In de thuiswerkovereenkomst kun je dagen aanwijzen waarop de medewerker thuiswerkt en kun je afspraken maken over de werkplek. Als werkgever verklaar je in de thuiswerkovereenkomst dat je alles hebt gedaan om een veilige thuiswerkplek aan te bieden en hoe je dit hebt gedaan. De medewerker verklaart daarin dat zijn of haar thuiswerkplek aan de Arbowetgeving voldoet.

Als werkgever dien je regelmatig te controleren of er nog steeds sprake is van een gezonde thuiswerkplek. Instrueer de medewerkers herhaaldelijk over veilig en gezond thuiswerken en over de eisen van een ergonomisch ingerichte werkplek. Deel bijvoorbeeld een checklist met daarop de vereisten voor een veilige werkplek.

Wij helpen graag bij het opstellen van een thuiswerkregeling en/of een thuiswerkovereenkomst.

Blijf in contact

Werkgever, dan wel de leidinggevende heeft een belangrijke rol in het onderhouden van het contact met de thuiswerkers. De thuiswerker heeft immers minder contact met collega’s, klanten en andere partijen dan de medewerker op kantoor. Het is van belang in verbinding te blijven met de thuiswerker.

Als werkgever kun je verschillende maatregelen treffen om thuiswerkers te ondersteunen en te begeleiden. Hier zijn enkele suggesties:

1. Communicatie: Zorg voor duidelijke communicatiekanalen tussen werkgevers, leidinggevende en thuiswerkers, zoals e-mail, telefoon, chatplatforms of videobellen. Blijf regelmatig in contact met thuiswerkers om hen op de hoogte te houden van bedrijfsupdates, projecten en doelen, maar ook sociaal contact is erg belangrijk.
2. Technologische ondersteuning: Zorg ervoor dat thuiswerkers de benodigde technologische middelen hebben om effectief thuis te kunnen werken, zoals een betrouwbare internetverbinding, software en hardware voor communicatie en samenwerking, en eventueel technische ondersteuning bij problemen.
3. Flexibiliteit: Bied thuiswerkersflexibiliteit in hun werkuren, zodat ze hun werk kunnen afstemmen op hun persoonlijke behoeften en verplichtingen thuis, zoals kinderopvang of andere zorgtaken.
4. Duidelijke verwachtingen: Stel duidelijke doelen en verwachtingen voorthuiswerkers, inclusief deadlines, projecten en taken. Zorg ervoor dat thuiswerkers begrijpen wat er van hen wordt verwacht en hoe hun prestaties zullen worden beoordeeld.
5. Werkplek ergonomie: Moedig thuiswerkers aan om daadwerkelijk een comfortabele en ergonomische werkplek thuis te creëren om fysieke gezondheidsproblemen te voorkomen. Dit omvat het hebben van een goede stoel, bureau en goede verlichting. Stel bijvoorbeeld een bepaald budget vrij voor de aanschaf of bekijk hoe je samen de werkplek van de thuiswerker ergonomisch kan inrichten.
6. Welzijn ondersteuning: Bied ondersteuning voor het welzijn van thuiswerkers, zoals toegang tot mindfulness-trainingen of andere programma’s om stress te beheersen en de geestelijke gezondheid te bevorderen.
7. Training en ontwikkeling: Bied mogelijkheden voor professionele ontwikkeling en training aan thuiswerkers, zodat ze hun vaardigheden kunnen blijven verbeteren en relevant blijven binnen hun vakgebied.

Controleren en monitoren van thuiswerkers, hoe ver mag je gaan?

Werk en privé lopen bij thuiswerken nogal eens door elkaar heen. Hoe zorg je dat thuiswerkers thuis ook echt werken? Mag ik mijn medewerkers controleren of monitoren?

Sommige werkgevers maken gebruik van zogeheten monitoringstools, waarmee ze kunnen bijhouden hoeveel tijd medewerkers aan verschillende taken besteden en hun voortgang kunnen inzien. Dit is lang niet altijd toegestaan. De wet kent strenge voorwaarden en beschermt de privacy van thuiswerkers. Is de Autoriteit Persoonsgegevens van mening dat de privacy van een medewerker is geschonden, dan is zij bevoegd een boete op te leggen.

Pas op met het extra controleren van thuiswerkers. Voor thuiswerkers gelden namelijk dezelfde regels voor controle als voor werken op kantoor. Je mag de thuiswerker dus niet  intensiever gaan monitoren omdat deze op afstand werkt.

Het monitoren en/of controleren van thuiswerkers is mogelijk, mits de privacyregels op basis van de Algemene Verordening Persoonsgegevens (hierna: AVG) in acht worden genomen.

Om thuiswerkers te monitoren dien je als werkgever te voldoen aan de volgende voorwaarden:

• Gerechtvaardigd belang:. Er moet een gerechtvaardigd belang zijn voor jou als werkgever dat betekent dat het belang van jou als werkgever zwaarder dient te wegen dan het recht op privacy van de thuiswerker. Als werkgever dien je dit aannemelijk te maken.
• Noodzakelijk. Als je jouw doel ook op een minder ingrijpende manier kan bereiken, dan moet je voor die manier kiezen. Een minder ingrijpende manier is bijvoorbeeld afspraken maken over wat iemand moet doen op een dag en hoe hij zich daarover kan verantwoorden. In de praktijk zal je altijd eerst het gesprek aan moeten gaan.
• Informeren van medewerkers. Je dient de thuiswerkers vooraf te informeren over de controle, de manier van controleren, met welke doel de controle wordt uitgevoerd en om welke gegevens het gaat. Dit kan door gedragsregels op te nemen in het personeelshandboek, een protocol of andere interne richtlijnen.
• Instemming OR. Indien binnen jouw bedrijf een OR aanwezig is, dan moet deze instemmen met de controle. Als de OR niet instemt, mag je niet controleren.
• Privacy medewerker. Houd rekening met de privacy van thuiswerkers. Ook bij het thuiswerken is het niet toegestaan privé-mails van de medewerker te bekijken. Kom je in de zakelijke communicatie privézaken tegen, dan mag je niet verder lezen.
• Data protection impact assessment (hierna: DPIA). Bij grootschalige en/of stelselmatige monitoring van personeel, dien je als werkgever eerst een DPIA uitvoeren. Dit is bijvoorbeeld het geval bij controle van e-mail en internetgebruik, een gps-tracker of cameratoezicht. Een DPIA brengt de privacy risico’s van de controle in kaart. Bij verhoogde privacy risico’s moet je maatregelen nemen om het risico te beperken. Lukt dit niet, dan dien je te overleggen met de Autoriteit Persoonsgevens. Dit wordt ook wel een voorafgaande raadpleging genoemd.

Wil je de thuiswerker heimelijk controleren? Dan gelden nog strengere regels.

• Laatste redmiddel: het kan echt niet anders. Andere manieren zijn al geprobeerd, maar deze bleken niet te helpen.
• Redelijke verdenking. Je dient als werkgever een redelijke verdenking te hebben van verboden of strafbare handelingen van de thuiswerker. Denk bijvoorbeeld aan een redelijke verdenking van verduistering of fraude.
• Niet structureel. Een heimelijke controle moet altijd incidenteel zijn. Het mag nooit langer duren dan nodig is.
• Achteraf inlichtingen van medewerker. Je dient de medewerker achteraf altijd te informeren over de controle. Ook als de controle niets heeft opgeleverd.
• DPIA uitvoeren. Deze voer je uit bij de eerste heimelijke controle. Blijkt uit de DPIA dat er hoge privacy risico’s zijn, dan dient er eerst overleg te zijn met de Autoriteit Persoonsgegevens.

Het monitoren van thuiswerkers is dus erg lastig en kan een inbreuk opleveren in het recht op privacy van medewerkers. In plaats van het monitoren van thuiswerkers kan je bijvoorbeeld zoeken naar andere mogelijkheden. Beter dan controle is het maken van concrete afspraken met thuiswerkers. Ga in gesprek met de thuiswerker over de bereikbaarheid en werktijden en leg dit eventueel vast in een thuiswerkovereenkomst.

Het is ook mogelijk de thuiswerkers te controleren in de vorm van resultaatafspraken. Je richt je dan niet op de gemaakte uren maar op meetbare doelen en resultaatgerichte verwachtingen.

Tot slot: 5 tips:

1. Leg de algemene regels met betrekking tot thuiswerken vast in een thuiswerkregeling en/of sluit een thuiswerkovereenkomst met de thuiswerker. Dit schept duidelijkheid voor alle partijen en voorkomt discussies.
2. Zorg ervoor dat de thuiswerkplek ergonomisch kan worden ingericht.
3. Maak concrete afspraken met elkaar. Breng duidelijk in kaart wat partijen over en weer van elkaar verwachten.
4. Heb ook een beetje vertrouwen in je medewerkers. Probeer een balans te vinden tussen controle en vertrouwen.
5. Weet waar je aan begint en controleer of monitor nooit zomaar een thuiswerker. Overweeg om vooraf juridisch advies in te winnen.

[1] Rechtbank Gelderland 16 juni 2020, ECLI:NL:RBGEL:2020:2954.

Heb je nog vragen over dit onderwerp of wil je hulp bij het opstellen van een thuiswerkregeling en/of een thuiswerkovereenkomst? Neem gerust contact op met Loes Nooijen.

[1] Rechtbank Gelderland 16 juni 2020, ECLI:NL:RBGEL:2020:2954.